Een nieuwe bewaarmethode
Met de museumconsulent voor Zaanstreek-Waterland, de heer F.D.
Doornberg, werden de verschillende systemen voor het opbergen en
beschrijven van fotomateriaal besproken. Op basis van zijn adviezen en na
een bezoek aan het Purmerends Museum werd aan het OHV-bestuur
voorgesteld om over te gaan tot het bewaren van foto's in polyester
(melinex) hoesjes op een ondergrond van zuurvrij karton. Voordeel hiervan
is dat de foto's niet meer in contact komen met de weekmakers uit de tot op
heden gebruikte plastic mappen en dat het bekijken en het fotokopiëren
(ook van de achterkant) mogelijk zijn zonder de foto met de hand aan te
raken. Het OHV-bestuur ging accoord met het voorstel en het stelde voor de
aanschaf van melinex-hoesjes, zuurvrij karton, ladenkastjes en dergelijke
een niet onaanzienlijk bedrag ter beschikking. Aan het eind van de
verslagperiode waren de eerste 110 foto's volgens de nieuwe manier
opgeborgen. Twaalf multomappen (van de ruim dertig) werden
doorgenomen waarbij vele foto's werden ontdaan van plakkertjes en/of
plakband.
Een nieuwe beschrijfmethode
Degenen, die in het verleden de fotoverzameling hebben opgebouwd,
hadden het bestand aan foto's redelijk in hun hoofd zitten.
Voor ons als nieuwelingen ligt dat anders: het tot op heden gevolgde
opbergsysteem geeft wel enig houvast, maar vaak is het onmogelijk om
binnen redelijke tijd te zeggen of een bepaalde foto al dan niet in de
verzameling is opgenomen.
Om deze en andere redenen is overgegaan tot het opzetten van een
computerbestand (een zgn. data base) waarin foto's op basis van onder
meer trefwoorden zijn terug te vinden. Er werd aangesloten bij een in veel
Nederlandse musea gebruikt programma. Met het Rijper Museum, dat daar
ook mee werkt, werden afspraken gemaakt over het gebruik van
trefwoorden, inventarisnummers, etc.. Veel steun werd ontvangen van de
heer A.M. Collewijn die niet alleen de nieuwe computer uitzocht en
installeerde maar zich ook inwerkte in die 'date base'. Mede door zijn
inspanningen draait niet alleen het systeem naar behoren, maar zijn we
ervan verzekerd ook niet de aansluiting te missen bij de steeds verder
gaande ontwikkeling van computers en data bases.
Van de ruim drieduizend reeds aanwezige foto's (meestal repro's) bleek
begin 1997 ongeveer de helft niet of zeer summier te zijn beschreven.
Inmiddels zijn 700 foto's zodanig gestandaardiseerd beschreven dat de
gegevens in de computer konden worden ingevoerd; op 31 december 1998
21
